論文

カリフォルニアのワインカントリーへの会社の撤退を計画するための究極のガイド

WineCountry Mediaの企業およびグループセールス担当副社長として–所有および運営 NapaValley.comSonoma.com 、および WineCountry.com –私は、世界中の企業がカリフォルニアのワインカントリーでの企業やグループの会議、リトリート、イベントを計画するのを支援してきました。そして毎回、これらの企業が今後の会議や撤退について私に連絡する前に考えていなかった重要な項目があります。


そこで、カリフォルニアのワインカントリーへの企業の撤退を計画する際に、CEO、エグゼクティブアシスタント、またはイベントプランナーが留意すべき上位14の考慮事項を共有したいと思います。同僚から賞賛を得て、プロの会議の主催者のように見せるために、成功したワインカントリーリトリートを作成するための私のプライベートなバトルシーズンのチェックリスト。

さて、掘り下げてみましょう。以下は、すべての新しい企業クライアントに使用する実際のアンケートです。さまざまな企業と協力して磨き上げたアンケートと、彼らとその従業員が到着したときに必要なサービスです。最後の質問までに、次の成功するワインカントリーチームイベントをいつ、どこで、何を、どのように計画する必要があるかをしっかりと把握できます。



アンケート


#1。あなたのイベントの目的は何ですか?

10の最も一般的なタイプの会社のイベント 、イベントがどのカテゴリに分類されるかを正確に知ることは、ワインカントリーのホテルやリゾートのグループ営業担当者がそれに応じてRFP(提案依頼書)に対応する方法を知るのに役立ちます。たとえば、エグゼクティブミーティングや従業員チームトレーニングセミナーは、屋内で開催される可能性が高く、気が散らないように窓のない会議室で開催されることがよくありますが、チームインセンティブトリップディナーは、屋外のブドウ園やワインの洞窟で開催される場合があります。開始時にイベントに正しいラベルを付けると、後で複数の問題を防ぐことができます。

#2。あなたのグループはどのくらいの大きさですか?

ほとんどのワインカントリーのホテルやリゾートでは、10人を「グループ」の最小サイズと見なしていることに注意してください。これよりも小さいサイズでは、グループ予約のメリットが得られない可能性があります。パーティーの正確なサイズがわからない場合でも問題ありません。ホテルはこれを期待しており、予約されていない部屋に余裕を持たせることができます。

グループ内の推定数がわかったら、それを最も適切なワインカントリーのホテルまたはリゾートと照合します。少人数のグループは中小規模の物件とよく一致する傾向があり、彼らが提供する独自のサービスは多くの場合より個人的なものですが、大規模なリゾートの物件は、グループが必要とするすべてのものを敷地内に置くことで、交通費を数千ドル節約できます:レストラン、スパ、ワインの試飲、さらにはボーリング場 メリテイジリゾートアンドスパ

#3。あなたのグループは以前にワインカントリーに行ったことがありますか?もしそうなら、どこに滞在しましたか?

グループイベントコーディネーターが、ソノマカウンティでのリトリートを主催することさえ選択肢であるとは知らなかったとしても、ナパバレーに滞在したいと言って、最終的にソノマカウンティに滞在することは珍しくありません(通常は平均的なナパバレーのホテルです彼らを説得するのに役立つ客室料金)。クライアントが以前にワインカントリーに行ったことがある場合、彼らは通常、イベントをどこで開催したいかについて明確な考えを持っています。また、彼らがどこに滞在して食事をしたかを知ることで、特に要求されない限り、同じ会場にRFPを送信しないようにすることができます。


#4。ナパバレーまたはソノマカウンティに滞在しますか?

企業イベントのクライアントの約90%は、ナパバレーでリトリートを主催したいと言っていますが、ソノマカウンティも推奨される場合は、通常、オプションとしてそれを受け入れます。通常、最終目的地を決定するのはコストです。ソノマカウンティのホテルの部屋は通常、ナパバレーよりも約30%少なく、ほとんどの人はナパバレーの夏の週末の宿泊料金の平均コストを聞いて息を呑みます。

#5。あなたのグループにはいくつの部屋が必要ですか?

この質問はしばしば笑いを誘います。ホテルの部屋を共有する会社の幹部の考えは、幹部アシスタントにとってかなり面白いです。しかし、これが企業イベントの計画を担当する人を困惑させる頻度に驚かれることでしょう。会社はチームに部屋を共有させることでお金を節約したいですか?一部のスタッフはパートナーを連れてきたいですか(またはできますか)?予算の次に、必要な部屋の数を明確に把握することは、会社のリトリートを予約する上で最も重要な要素の1つです。


#6。到着日と出発日はいつですか?

この質問に対する業界標準の回答は、到着日と出発日を次の形式で指定することです。3月3日水曜日に到着し、3月7日日曜日に出発します。 40,000ドルのイベントを予約する場合、明確さが鍵となります。グループが滞在する正確な日付がわからない場合、ホテルの営業担当者は費用の見積もりの​​みを提供でき、おそらく部屋のブロックを保持することはありません。これは大したことではありませんが、到着日と出発日を明確にすると、全員の仕事が楽になります。

また、参考までに、多くのワインカントリーのホテルやリゾートでは、週末に最低2泊が設定されているため、企業のリトリートが土曜日に終了した場合は、土曜日の夜にも料金が発生する可能性があります。また、ワインカントリーは週末の観光客にとても人気のある目的地であるため、日曜日から木曜日までイベントを予約すると、数千ドルを節約できます。

#7。到着日と出発日は柔軟ですか?

旅行の日程を決めておくと便利ですが、重要ではありません。ホテルやリゾートでは、グループイベントの日付が柔軟かどうかを尋ねられることがよくあります。これは、特定の日付、または初日や最終日でさえ売り切れてしまうことがあるためです。月曜日から火曜日または火曜日から水曜日で大丈夫だと言うと、ホテルの営業担当者ははるかに余裕ができます。

#8。あなたの見積もり予算はいくらですか?

新しいグループイベントのクライアントが予算を与えられていないか、企業が予算を決定するために私たちに連絡しているために、この質問に対する答えがないことがよくあることに驚かれることでしょう。予算を見積もることは重要ではありませんが、ホテルや企業のリトリート会場の規模、タイミング、場所を決定するのに非常に役立ちます。平均的なグループイベント(ホテル、会議スペース+ F&B + A / V、交通機関、食事)の場合、1人1泊あたり最低500ドルから始めるのがよいでしょう。


予算に関して、辞書に入れたい言葉は「譲歩」です。これは、景品のホテル用語です。グループ料金については交渉しませんが、ホテルや会議場では、クライアントと頻繁に協力するため、クライアントに追加の割引を提供することがよくあります。要するに、私たちを通してあなたの企業イベントを予約することはあなたにお金を節約し、リゾート料金やWi-Fi料金を振るなどの追加の譲歩を求めることはあなたにさらに多くのお金を節約するでしょう。

#9。球場は宿泊料金にいくらかかりますか?

企業のイベントクライアントが予算を考えていない場合、ほとんどの場合、1泊あたりの部屋にいくら費やしたいかについての大胆なアイデアがあります。ワインカントリーは人気の週末の休暇先であるため、グループの宿泊料金は通常、「レジャー旅行」料金よりも低く、日曜日から木曜日の料金は週末の料金よりもはるかに安価です。

ホテルの部屋にいくら払っても構わないと思っているかを知ることは、どのホテルがあなたのグループに最も適しているかを判断するのに非常に役立ちます。夏のローエンドでは、ソノマカウンティで1部屋1泊あたり約250ドルを支払うことを期待してください。ハイシーズン中のナパバレーの高級物件の場合、最低でも1部屋1泊あたり約500ドルから600ドルを支払うことを期待してください。

#10。交通機関も必要ですか?

繰り返しになりますが、会社のグループリトリートをまとめる任務を負った多くの人々が、空港とホテルのオフサイトの両方からの交通費を考慮していないことに驚かれることでしょう。ワインカントリーでは、サンフランシスコ空港とオークランド空港からの直行シャトルサービスを利用できるホテルはほとんどありません(ダブルツリーソノマワインカントリーはまれな例外です)。そのため、空港やホテルからワイナリーまで車で行く必要がある場合は、事前に運送会社を予約する必要があります。 WineCountryでは、いくつかの地元の運送会社と提携しており、グループに最適なものをお勧めします。

#11。ミーティングスペースが必要ですか?はいの場合、会議スペースを予約する必要があるのは何日で、何人ですか?オーディオ/ビデオとF&Bが必要ですか?あなたのグループには他に何かニーズがありますか?

ほとんどすべての企業またはグループのイベントには、ホテル内またはワイナリーのいずれかで、何らかの会議スペースまたは会議室が必要です。事前に回答してもらいたい質問は次のとおりです。何人ですか?日中のどの期間ですか?飲食サービスが必要ですか? (ワイナリーなどで)アルコールを提供しますか?オーディオ/ビデオ機器が必要ですか?テーブルと椅子をどのように配置しますか?ブレイクアウトセッションはありますか?

ミーティングスペースを借りる一般的な費用は、ワインカントリーによって大きく異なります。ミーティングスペースのレンタル料金を頻繁に振るうホテルパートナーもいますが(通常、クライアントが最低F&B料金に同意した場合)、他のホテルパートナーは最低4桁の料金を請求します。譲歩を求める場合は、会議スペース料金から始めるのがよいでしょう。


#12。ランチやディナーの手配についてサポートが必要ですか?

ナパバレーとソノマカウンティで行われるほとんどの企業およびグループイベントでは、ランチは、ミーティングルーム内または廊下でのボックスランチまたはビュッフェスタイルのセットアップとして、ミーティングスペースのF&B料金に含まれています。あなたとあなたの同僚がホテルから離れてランチやディナーを楽しみたい場合は、私たちはあなたにアドバイスを提供させていただきます(私たちはすべてここで食べ物のスノッブなので、あなたを間違って操縦することはありません)。人気のあるオプションの1つは、ブドウの木の外のワイナリーで、またはワインの洞窟でグループディナーを楽しむことです。 パインリッジヴィンヤーズ ナパバレーで。

レストランやワイナリーが徒歩圏内にない場合(ダウンタウンのホテルを予約する大きな理由の1つ)、グループで旅行する場合は運送会社を雇う必要があり、高額になる可能性があることに注意してください。または、UberとLyftはワインカントリー全体で利用できます。

#13。ワインの試飲などの活動を手配するのに助けが必要ですか?

ローマにいるときですよね?私たちが計画を支援するほとんどすべての企業およびグループのイベントには、試飲体験のための1つ以上のワイナリーへの訪問が含まれ、ワイナリーの推奨は私たちの専門です。敷地外のレストランでの食事と同様に、訪問したいワイナリーが徒歩圏内にない場合は、おそらく運送会社を雇うか、相乗りサービスを利用する必要があることに注意してください。少し飲んでワインを試飲しているだけかもしれませんが、血中アルコール濃度が.08%を超えて急速に増加することに驚かれることでしょう。

#14。チームビルディングの料理大会など、ワインの試飲以外の活動に興味がありますか?

ワインの試飲に加えて、Sip-n-Cycle自転車ツアーからグルメ料理やワインツアー、チームビルディングイベント(料理大会は本当に人気があります)まで、グループイベントの手配をお手伝いできる他の数十のアクティビティがワインカントリーで利用できます)、ワインブレンドのレッスン、ブドウ園のウォーキングツアー。あなたのグループのための楽しいワインカントリー活動の広い範囲を見るために、チェックアウトしてください WineCountryの経験 。


この記事の最後に到達した場合は、おめでとうございます。これで、カリフォルニアのワインカントリーで楽しく実り多い企業またはグループのイベントを主催するためのすべての答えが得られました。次のステップは、(415)518-1402に電話するか、次のアドレスにメールを送信することです。 matt@winecountry.com 。次の企業イベントやチームイベントに最適な場所を見つけるお手伝いをするだけでなく、話をする必要のある適切な人と連絡を取り、おそらくお金の節約にもなります。

最後に、私たちの推薦&紹介サービスは無料だと言いましたか?ホテルのパートナーから宿泊料金として少額の手数料が発生しますが、その費用を負担するのはホテルであり、あなたではありません。したがって、ナパバレーとソノマカウンティへの企業およびグループのイベントに推奨および紹介サービスを使用しない理由は実際にはありません。


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